买企业邮箱时，手里先拿到的往往是那张版本对照表——然后才回头想，自己属于哪一档。这个顺序是反的。苏州不少科技服务公司的采购人都在这一步卡住：表上的参数看得懂，套到自己身上却对不上号。

换过来做会省事得多。先把自己这边的几行写下来，再拿表去对，答案会自己收窄。

头一行是后缀：对外要用几套

多数公司只需要一套：公司名加一个后缀，全公司统一，客户记住一个就够。

需要多套的通常是两种情形。一种是几条业务线对外要分开——比如技术服务部和产品线各用一个名字，往来各归各的，客户不会把两条线的价格单看混。另一种是公司和项目主体各持一个，主体之间要能分清。

域名数量按版本分级：旗舰版可以绑定 20 个，尊享版可以绑定 100 个。几条业务线、几个主体各配一个，是安排得下的。

有一点要提醒：后缀不是越多越好。同一个主体挂两个后缀，客户反而记不清该往哪个发；真要分开的是对外身份，不是内部便利。

一家公司需要几套邮箱后缀才算够？ 数一遍"对外要不要被当成不同的主体"就够了，多数公司数下来是一套。

再一行是体积：一封邮件得多大才够

日常往来里，文本和表格很轻，图纸、效果图、视频素材很重，两头差着数量级。所以这一行要写的不是"邮件多不多"，而是"重的那几封有多重"。

能决定上限的是两处：一是超大附件的单文件上限与保留期限，二是企业网盘的容量。

• 超大附件：旗舰版单文件上限 3G，总容量 16G，15 天内可续期；尊享版单文件上限 5G，总容量 32G，保留时间更长。

• 企业网盘：每个账号 5G，单个文件上限 1G，适合把常用素材放在公共位置，不必每封都带。

顺带把一个常被搞混的问题说清楚：邮件本身的存储不设上限，也不计入计费项，所以"空间要不要买大一号"这个问法本身就不成立——按容量分档的说法没有依据。真正会分档的，是附件期限和共享空间这两处。

图纸和效果图这类大文件，邮件直接带得动吗？ 先看单文件多大：几兆几十兆的，直接带；上 G 的，按版本对应的超大附件走。

大附件通常以链接形式发出去，对方什么时候取都行，但链接本身有保留期，期限过了要重发一次。所以期限这一项，按"对方一般隔多久才来处理"来对，比按文件大小对更准。

又一行是管控：权限要拆到几级

十几个人的公司，后台一个人管就够了：账号谁开、密码谁重置、群组怎么设，全在一个人手里，反而快。

到了三四十人、分了部门和项目组，就该拆了。分级管理员可以把后台按部门或岗位分下去，各组自己处理本组的账号增减，不必所有调整都走一个人。这一步的价值不在功能多少，而在减掉那条排队的审批链。

还有两处看情况配：关键外发（价格、合同、方案）可以先过一道邮件审核再出去；反过来，把不该外发的地址挡在门外，靠的是限制外发这类规则。这两项要不要配，取决于公司对"发出去之后收不回"这件事有多在意。

另有一项不占人力却常被用上：新设备登录提醒。有账号在陌生设备上登录时留一条通知，异常登录能被早一点看见。

关键邮件要不要先审一道再发？ 看它发错了之后能不能追回：能改口的不必审，会写进合同的不妨审。

人一多，邮箱后台要不要按部门拆开管？ 判断标准是"账号变动多久走完一轮"，走不动了就该拆。

可选的一行：有没有国产化要求

前面三行写完，这一行多数公司填"没有"，填完就可以跳过。

需要认真对待的是少数情形：上级单位或行业主管部门对软件国产化有明确要求的，对应的档位是信创版。除此之外，四版本里其余几档都可以按功能需求来对，不必为"万一以后要"提前买单。

什么情况下才需要看信创版这一档？ 有明确的外部要求时才看，没有就按功能需求对。

三条之外，还有两件事要分清

• 头一件：人数不定版本。账号数量和版本档位是两条线。十个账号和六十个账号，都可以落在同一版；人数涨了，加的是账号，不是档位。真正会把版本往上推的，是前面那几行里的需求——附件上限、管控精细度、国产化要求。所以"公司多少人该选哪一版"这个问法，起点就偏了。

• 另一件：钱按三项算。账户数、使用年限、所选版本，这三项决定费用；存储不单独计费，也没有容量档位。把年限拉长通常更划算，买 2 年送 2 年、买 3 年送 3 年、买 5 年送 5 年这类活动就是给这个用的。至于发信额度——旗舰版每账号每天 2500 封、尊享版 5000 封——那是留给日常商务往来的余量；需要批量投递的营销邮件走的是另一条通道，与邮箱账号数分开计算。

账号多一倍，版本就要往上跳一档吗？ 不必。加账号是加账号，版本看的是那几行需求有没有变。反过来说，续期前值得把表重看一遍——这一年里公司的对外名字有没有多、往来件有没有变大、新人是不是已经多到该拆权限了；有变化，调整的时机就在续期这一步。

常见问题

科技服务公司从几个人长到几十个人，邮箱要重开吗？

不用重开。账号随人增减，权限模板按新结构调一调，版本可以不动。老账号的历史邮件能平滑迁到新后台，不必一封封手工导，日常收发也不受影响。

邮件多了要不要删旧信腾空间？

不用为邮件腾空间——存储不设上限，也不计入计费项。要留意的是共享空间和网盘的占用，那两处才有体积限制。往来需要长期留的话，可以按规则把邮件归置到归档位置，归档与占用并不冲突。

几个项目组要各自的来信分类和文件夹，够用吗？

够用的量级不一样：旗舰版来信分类 300 条、文件夹上限 1000；尊享版 1000 条、3000。撤回和恢复的窗口也分档：撤回旗舰版 15 天、尊享版 30 天；恢复旗舰版 30 天、尊享版 180 天。项目多、往来密、经常要翻旧信的团队，往上走一档会觉得顺一些。

公司做外贸，是不是要选外贸版？

没有按行业分的版本——四个在售版本是按功能分级的，没有外贸版、教育版这类专属档位。外贸场景用的是常规版本，配合发件域名的信誉配置（SPF、DKIM、DMARC）来提升投递的稳定性。需要批量发出营销邮件时，那属于另一条通道的事，与邮箱账号数分开计算。

哪几行企业写得出来，哪几行要奕企云落

表上写的是一句话，后台改的是一串设置。这中间——后缀怎么切、权限怎么拆、旧的往来怎么并到新后台——由网易企业邮箱官方授权服务商来落，江苏奕企云数字科技有限公司就在这一格上。邮箱这套产品它不研发，做的是把纸面上的需求翻成后台里的配置，变更时按流程走完。

不论从授权服务商渠道开通，还是从直营渠道开通，能开到的东西和怎么算钱都一致；不同之处在后续由谁跟进、出问题时找谁对接。

它的落点在江苏无锡，往外一路铺到省内 13 个城市，苏州就在其中，其他地区也接得住。

收尾：把表留在自己这边

这张表是拿笔在自己这头写的，不是用来背话术的。参数会随版本调整，自己这边的几行——对外要有几个名字、往来件有多重、谁能看到谁的邮件——短期内不太会变。

写下来一次，往后每次加人、每次续期、每次换人接手，都能拿它重新对一遍。表在自己手里，问出来的问题就不容易跑偏。