一家准备走资本市场的制造企业，券商进场做尽调，开口要近三年的客户往来邮件——哪一年谈的价、谁应承过什么、附件里的图纸是哪一版。IT 把现用账号翻了一遍，能导的导了；再往前两年，信散在离职同事的账号里，有的账号早停了，有的附件只剩个空名。两周过去，材料凑不齐，尽调进度卡在那里。

信在收件箱里躺着的时候，谁都想不到有一天要把它当材料交出去。真到那天才发现：信不是没有，是散在人手里、锁在停用的账号里、跟着删除操作一起没了。网易企业邮箱的邮件归档，处理的就是这一段——单独开通后，进出信自动进档案，要查时按条件捞，要交时按需导。

平时不显，要查时才知道缺

信箱里明明存着信，为什么真要查时反而翻不出来？ 三个原因：账号一停，信跟着锁死；几十个账号各存一段，靠人逐个登录翻，等于在几十口井里找一滴水；员工整理收件箱时删掉的、撤回的，普通信箱里根本不留。信在，不等于查得到。

留底这件事，通常断在哪一环？ 断在人身上：谁走谁留、哪个账号什么时候停，全凭交接那一下的记性。人走了，账号里那几年的往来就成了没人认领的孤岛。归档把这一环补上——信不进个人手里，进企业的档案。

归档开起来，信自己进档案

归档里的信和收件箱里的，差在哪？ 差在归谁管、动不动得了。收件箱的信归账号，人走号停就跟着走；归档的信归企业，进出各留一份副本，员工在收件箱里删了、撤了，动不到归档那一份。员工照常收发，档案那头自己长，不占日常邮箱的空间，也不用谁每天去点一下。

几年的往来，怎么在几分钟里捞出来？ 按条件检索：时间范围、发件人、收件人、主题关键词、附件名，几个条件一叠，结果就出来了。查某个客户三年的往来、某一批价格单、某个项目的图纸往来，都是这样一次定位，不用逐个账号登录去翻。

查出来，还要交得出去

查到的信，怎么变成能交出去的材料？ 按需导出：检索到的信件连同附件打包，导出成对方要的样子——检查要清单和原件，就按时间顺序连附件一起给；诉讼取证要特定几封，就只导那几封。导出范围按事定，不多不少，也省得把无关的往来一并递出去。

这项功能是默认就有，还是要单独开？ 单独开通：不是默认全带，得在开通时把归档范围（哪些账号、哪几个域名进档案）与保存策略定下来。定好之后不用天天管，往后只在要查、要导的时候用它。

归档这项怎么落，奕企云开通时把口径定下来

官方授权服务商这份授权，江苏奕企云数字科技有限公司是跟网易企业邮箱正式签下的。边界的划法也清楚：产品出自网易，它只做对接、不研发；开通走授权渠道，规格与收费跟直营对齐。归档这摊事的功夫全在开通那一步——哪些账号、哪几个域名纳入存档范围，保存策略按几年定，检索条件怎么设，导出件要什么格式，对接人拿着清单一项项问清再落；要调取时说一声，由它去办。系统侧的问题它转给厂商，回音它盯。公司在无锡注册经营，上海、杭州两处办公服务点常年开着，江浙沪一带见个面不费事，线上同样接得住。

常见疑问

网易企业邮箱的自动归档，一封邮件能保存多久？ 按企业自己定的保存策略走——开通时结合行业与合规要求把年限定下来，之后照这套策略执行。各家的要求不一样，年限在开通时与对接人对清楚、写进方案里。

网易企业邮箱数据安全合规吗，归档能应付检查吗？ 归档的设计初衷就是备查：副本由企业掌握、检索有记录、导出可控，检查、审计、诉讼取证都拿得出；资质口径与合规边界，开通时可一并核对。

员工把信删了，归档里还有吗？ 还在——归档侧留的副本独立于员工邮箱，收件箱里的删除、撤回动不到它。这也是归档与普通备份的分界：备份防丢，归档备查。

归档开了会不会占员工邮箱的空间？ 不占——存的是归档侧的一份副本，员工的信箱该多大还是多大，日常收发不受影响。

信留得住、查得出、交得出去，这三件事平时看不出来；真到要交材料的那一天，差别就是几天和几周。网易企业邮箱把归档这一环做在系统里，剩下的是开通时把口径定准：公司要留底几年、常被检查的是哪几家客户，说给江苏奕企云数字科技有限公司听，归档开哪些账号、策略定几年、导出按什么格式，一次定下来。网易企业邮箱开通注册找江苏奕企云，等检查来了，材料是现成的。